Informationen zum Beitragseinzug 2025
Informationen
Liebe Kolpingschwester, lieber Kolpingbruder,
wie Ihr auf der Homepage und mit dem Linkverweis beim Einzug des Ortsbeitrages gelesen habt, gibt es (auch) in diesem Jahr technische Herausforderungen mit der vom Bundesverband bereitgestellten Buchungssoftware.
Für ein besseres Verständnis stellen wir daher diese FAQ (Frequently Asked Questions [deutsch: häufig gestellte Fragen]) bereit.
Solltet Ihr weitere Fragen haben, stellt diese bitte per E-Mail an den Mitgliederservice.
Die Antworten stellen wir dann ergänzend zeitnah bereit.
UPDATE 27.03.2025
Liebe Mitglieder,
aufgrund unserer Zahlungsverpflichtung gegenüber dem Bundesverband haben wir den Zahllauf für die Bundes- und Zustiftungsbeiträge nochmals plausibilisiert.
Wir kommen zu dem Ergebnis, dass der Zahllauf einzugsfähig ist. Daher haben wir heute (27.03.2025) den Sepa-Einzug zum 15.04.2025 angestoßen.
Wir bitten um Euer Verständnis, falls wir etwas übersehen haben. Schreibt uns bitte eine E-Mail, wenn Euch Unstimmigkeiten auffallen. Diese lassen sich im direkten Austausch leichter aufklären und vermeiden bei einem zwischen uns abgestimmten Verfahren vermeidbare Bankgebühren.
Die Ortsbeiträge ziehen wir, wie bereits angekündigt, in einem zweiten Zahlungslauf ein. Diesen planen für Mitte Mai 2025, wenn der nunmehr angestoßene Zahlungslauf abgeschlossen und verbucht ist.
Treu Kolping!
Euer Mitgliederservice
Der Bundesverband hat die Mitgliederverwaltung im Jahr 2023 modernisiert.
In diesem Zusammenhang wurde das sogenannte Beitragsmodul installiert. Dieses Modul ermöglicht uns die Beitragszahlungen automatisiert auf Basis des zentralen Mitgliederstammes umzusetzen.
Soweit die Theorie.
Bei unseren mehr als 150 Mitgliedern wurden lediglich knapp 90 Buchungsposten generiert. Dies wirkt auf den ersten Blick hin unplausibel.
Mit dieser Herausforderung stehen wir leider bzw. zum Glück nicht alleine dar.
Durch die vielen Rückmeldungen aus den Kolpingsfamilien hat der Bundesverband ein Update eingespielt. Doch auch hier plausibilisieren wir derzeit vorsorglich noch das Ergebnis.
Erst, wenn wir selber ein gutes Gefühl haben und von der Richtigkeit überzeugt sind, werden wir den Einzug des Bundes- und Zustiftungsbeitrag umsetzen.
Wir bleiben also dran!
Unser Beitrag setzt sich aus dem Bundes-, dem Zustiftungs- und dem sogenannten Ortsbeitrag (→ siehe Infos zur neuen Beitragsordnung) zusammen.
Der von durchgeführte Buchungslauf führte, wie zuvor beschrieben, zu unschlüssigen Daten.
Die Fehlersuche ergab: Beim Rechnungslauf blieben die Ortsbeiträge unberücksichtigt.
Leider lässt sich technisch dieser Buchungslauf nicht wiederholen und ebenso wenig um die Ortsbeiträge erweitern. Daher ist es notwendig diese in einem zusätzlichen Lastschrifteinzug umzusetzen.
Ja und Nein.
Unser Bundesverband hat uns in 2023 intensiv über den Entwicklungsstand der neuen zentralen Mitgliedersoftware auf dem Laufenden gehalten und im Umgang damit geschult.
Bereits im vergangenen Jahr haben wir die zentrale Anwendung für die Abrechnung genutzt.
Durch die positiven Erfahrungen haben wir daraufhin die „doppelte“ Mitgliederverwaltung [Erfassung in der örtlichen Software und in der zentralen Mitgliederdatenverwaltung] eingestellt.
Folglich sind die in unserer eigenen Software vorhandenen Daten nicht mehr aktuell. Ein aktualisieren ist nach unserer Einschätzung zeitintensiver als den Beitragseinzug zu verschieben.
Fazit:
Ja, theoretisch könnten wir den Beitragseinzug auf Basis des Datenstandes 2023 zeitnah umsetzen.
Nein, weil aus Sicht des Vorstandes der Aufwand größer / höher als der Nutzen ist. Beispielhaft seien hier insbesondere die zusätzlichen finanziellen Belastungen (Gebühren, zusätzliches Porto, zeitliche Ressource unserer Ehrenamtlichen, …) durch nicht einlösbare Lastschriften und die sich anschließenden Nacharbeiten angeführt.
Parallel zu dem Kontakt mit dem Bundesverband, arbeiten wir mit Hochdruck an der Umsetzung einer Umgehungslösung. Diese betrifft zum jetzigen Zeitpunkt jedoch nur den Ortsbeitrag.
Mitte bis Ende März 2025 werden wir die Arbeiten soweit abgeschlossen haben, dass wir verlässlich wissen, welche Mitglieder beim Beitragseinzug unberücksichtigt geblieben sind. Mit diesem Wissen, werden wir den Beitragseinzug (Ortsbeitrag) umsetzen und die fehlenden Abrechnungen manuell aufarbeiten.
Neuer Termin: Beitragseinzug voraussichtlich zwischen dem 01.04. und 15.04.2025. Bitte für eine entsprechende Kontodeckung zu sorgen.
Der Bundesverband hat mit der neuen Beitragsordnung den sogenannten Sozialbeitrag (→ siehe Infos zur neuen Beitragsordnung) eingeführt.
Die Kriterien für den Sozialbeitrag sind für alle Mitglieder und Kolpingsfamilien gleich. Als Kolpingsfamilie sind wir gegenüber dem Bundesverband jährlich nachweispflichtig. Deshalb bitten wir jeweils bis Mitte November um die entsprechenden Nachweise / Belege für das Folgejahr.
Zusätzlich informieren wir in unserem „News-Bereich“ auf der Homepage rechtzeitig vor dem Jahresende über die anstehende notwendige Überprüfung und schreiben bekannte Mitglieder in der Regel zusätzlich an.
Genauso wie beim Sozialbeitrag verhält es sich mit den Leistungen der Bielefelder BildungsCard (BBC). Die BBC ist an persönliche Voraussetzungen geknüpft.
Es liegt auf der Hand, dass sich persönliche Lebensumstände ändern können. Informationen hierüber erreichen uns jedoch in der Regel nicht.
Gleichzeitig ist der verfügbare Betrag begrenzt. Als Vorstand sind wir uns einig, dass die jeweiligen Mitglieder über den Einsatz und die Verwendung ihres BBC-Guthabens eigenständig entscheiden sollen.
Deshalb fragen wir bei abrechnungsfähigen Veranstaltungen / Ausflügen / Angeboten und beim Jahresbeitrag nach, ob über die BBC abgerechnet werden soll.
Ergänzend möchten wir darüber informieren, dass wir die benötigten Angaben nur zur Abrechnung des jeweiligen Angebots nutzen. Deshalb sind die benötigten Angaben (bspw. die Kartennummer) bei jedem abrechnungsfähigen Angebot neu anzugeben.
