Datenschutzerklärung

Kontaktdaten des Verantwortlichen
Kolpingwerk Diözesanverband Osnabrück
Kolpingjugend Diözesanverband Osnabrück
Kolpingstraße 5
49074 Osnabrück
Tel. 0541/33809-0
E-Mail: info@kolping-os.de
www.kolping-os.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Datenschutzbeauftragter des Kolpingwerk Diözesanverband Osnabrück:
Matthias Sierp
Kolpingstraße 4
48499 Salzbergen

Zwecke der Datenverarbeitung, sowie Angabe ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten vorgeschrieben oder erforderlich
Wir erheben nur personenbezogene Daten, die wir zur Bearbeitung ihres Anliegens, zur Verwaltung Ihrer Anmeldung in unserem Verwaltungssystem, zur Betreuung während Ihres etwaigen Aufenthaltes und zur Abrechnung benötigen.

Sie willigen in die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu den o.g. Zwecken ein. Die Erforderlichkeit der Datenerhebung ergibt sich somit aus § 6 Abs. 1 lit. c KDG.

Hierzu gehören vor allem:

• Vor- und Nachname
• Adresse
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Veranstaltung, Kurs, zu dem Sie sich anmelden
• Zahlungsdaten
• evtl. Besonderheiten, die unbedingt bei der Verpflegung und Unterbringung berücksichtigt werden müssen (z. B. Allergien/Unverträglichkeiten bzw. bei minderjährigen Teilnehmenden Erkrankungen, Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamenteneinnahme)
• Vor- und Nachnamen von Kindern und Jugendlichen sowie deren Geburtsdatum, wenn es sich um die Teilnahme an einem bestimmten Seminar handelt (z. B. Gruppenleiter*innenkurs, Familienfreizeiten, etc.)

Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren benötigen zur Teilnahme die schriftliche Zustimmung der Erziehungsberechtigten.

Die Angabe weiterer personenbezogener Daten ist freiwillig. Werden diese Daten schriftlich von Ihnen angegeben, setzen wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten voraus.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für eine werbliche Ansprache nur mit Ihrer Einwilligung gemäß § 6 Abs. 1 lit. b KDG.

Zudem möchten wir unsere Veranstaltung fotografisch begleiten und die Aufnahmen im Nachgang zur Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit des Kolpingwerkes Diözesanverband Osnabrück nutzen. Hierbei kann ein Bild im Internet auf www.kolping-os.de bzw. www.kbs-salzbergen.de, in sozialen Medien, in der örtlichen Presse und in Informationsmaterialien des Kolpingwerkes veröffentlich werden. Wir weisen Sie auf ihre Möglichkeit des Widerspruches hin.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist abhängig vom jeweilen Kontext und Art der Daten. Für die Durchführung unserer Veranstaltungen können folgende Rechtsgrundlagen einschlägig sein:

• § 6 Abs. 1 lit. b KDG: Für alle Datenverarbeitungsvorgänge, für die Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
• § 6 Abs. 1 lit. c KDG: Für alle Datenverarbeitungsvorgänge, die für die Vertragsabwicklung -und Durchführung erforderlich sind.
• § 6 Abs. 1 lit. f KDG: Für alle Datenverarbeitungsvorgänge, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im kirchlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
• § 11 Abs. 1 lit. h KDG: Für alle Datenverarbeitungsvorgänge zum Zweck der Gesundheitsvorsorge

Datenübermittlung an Dritte
Bei der Verarbeitung von Kursanmeldungen besteht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß § 29 KDG die Möglichkeit, dass wir Ihre Daten an einen Dienstleister übermitteln, der uns beim Betrieb unserer Verwaltungssoftware unterstützt. Hierbei handelt es sich um das Unternehmen Computer-L.A.N. GmbH, Fulda.

Das Kolpingwerk Diözesanverband Osnabrück erhält Zuschüsse und Fördermittel von verschiedenen Stellen wie z.B. Landesmittel, Bundesmitteln, verschiedene Stiftungen usw. (Familienbund der Katholiken, KEB Deutschland, Nds. Landesamt für Soziales, Jugend und Familie). Je nach Forderung im entsprechenden Verwendungsnachweis, müssen bei der Abrechnung dieser Mittel Teilnehmerlisten mit eingereicht werden. Daher besteht die Möglichkeit, dass wir bei Förderung des Kurses, zu dem Sie sich angemeldet haben, Ihre Daten einer der genannten Stellen nach § 9, 10 KDG offenlegen müssen.

Dauer der Speicherung / Kriterien zur Festlegung dieser Dauer
Die Aufbewahrungsdauer hängt von den jeweiligen Datenverarbeitungskontext ab und bestimmt sich u.a. nach der sog. Kassationsordnung des Bistum Osnabrück (Kirchliches Amtsblatt Osnabrück Nr. 4 vom 6. Mai 2022, Art. 45). Danach gelten u.a. folgende Aufbewahrungsfristen:

• Vorgänge, die Kurse/Veranstaltung als solche betreffen: 5 Jahre nach Ende der Maßnahme
• Verträge und Vereinbarungen: 5 Jahre nach Ende der Maßnahme
• Namens- und Anschriftenlisten der Teilnehmenden und deren gesetzl. Vertreter: 5 Jahre nach Ende der Maßnahme
• Allgemeiner Schriftverkehr: 1 Jahr nach Ende der Maßnahme
• Unterlagen Schadensfälle betreffend: 3 bzw. 30 Jahre je nach Schadensereignis (Sach- oder Personenschäden)

Eine längere Aufbewahrung kann im Einzelfall erfolgen, soweit Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Ihre Rechte
Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt das KDG Ihnen bestimmte Rechte:

1. Auskunftsrecht (§ 17 KDG)

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in § 17 KDG in den einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Recht auf Berichtigung und Löschung (§§ 18, 19 KDG)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in § 19 KDG in den einzelnen aufgeführten Gründen zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDG)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in § 20 KDG aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

4. Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG)

In bestimmten Fällen, die in § 22 KDG im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

5. Widerspruchsrecht (§ 23 KDG)

Werden Daten auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. b KDG (Einwilligung) oder § 6 Abs. 1 lit. g KDG erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus der Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Für die (Erz-)Bistümer Hamburg, Hildesheim, Osnabrück und das Bischöflich Münstersche Offizialat in Vechta i. O. ist dies der Datenschutzbeauftragte der (Erz-)Bistümer Hamburg, Hildesheim, Osnabrück und des Bischöflich Münsterschen Offizialates in Vechta i. O., Unser Lieben Frauen Kirchhof 20, 28195 Bremen.

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht

Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde lauten:

Katholische Datenschutzaufsicht Nord

– Der Diözesandatenschutzbeauftragte des Erzbistums Hamburg, der Bistümer Hildesheim, Osnabrück und des Bischöflich Münsterschen Offizialats in Vechta i.O. -, Unser Lieben Frauen Kirchhof 20,
28195 Bremen, Tel.: +49(421) 33 00 56 – 0,
E-Mail: info@kdsa-nord.de, www.kdsa-nord.de